Es un documento redactado durante una reunión de
personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos
tomados, así como también los temas tratados.
Toda institución pública o privada debe llevar este
documento en el llamado "LIBRO DE ACTA",
el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una
institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una
entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un
Juez Instructor o por un Notario Público.
La redacción del Acta le corresponde a la secretaria
quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al
Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.
CLASES
DE ACTAS:
1) Acta
de Sesión: Contiene los acuerdos tomados en una reunión
o sesión Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el
testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un
órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un
grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta
determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea pública
o privada.
2) Acta
de Comparendo: Contiene los acuerdos tomados por el juez
cuando quiera hacer justicia.
3) Acta
de Conciliación : Contiene los hechos ocurrido cuando dos
partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
4) Acta
de Inspección o Supervisión: Cuando se requiera redactar
los resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.
6)Actas de trabajo: Las actas de trabajo se redactan en el mismo
lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el
secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de
personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de
evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al personal, un proceso
electoral, decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar
visitar de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos
comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones
o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos;
al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos
internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa
considerada delicada o de responsabilidad.
7) Acta de Embargo. Es
aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil derivado de la falta de
pago de títulos de crédito (entre ellas los documentos que conocemos como Boucher
de las tarjetas de crédito y que no son otra cosa sino pagarés) o deudas
bancarias en general.
El procedimiento es el mismo
para acreedores bancarios que comunes. Éste inicia con la demanda que presenta
el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la demanda ajustada a
derecho la admitirá y, como un acto precautorio, ordenará el embargo de bienes
del deudor que basten a garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.
PARTES DEL ACTA:
- Encabezamiento: Se especifica
los siguientes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes;
aprobación o modificación del acta anterior.
- Cuerpo o texto: En
esta parte se consideran las siguientes estaciones:
2.1. Despacho: Se
da lectura a todos los documentos remitido y recibido.
2.2. Informe: Se anotan todos los
informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del informante.
2.3. Pedidos: Se
anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona
hace uso de la palabra
para enunciar su pedido sin dar ninguna explicación.
2.4. Orden del día o Debate: Es
la parte más importante del Acta, la más extensa. Cada pedido formulado será fundamentado, debatido y aprobado o rechazado
por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el presidente o quien dirija la sesión no aceptará nuevos pedidos.
- Votación:
Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamará a los
asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobación puede ser:
A = Mayor
B = Unanimidad
C = Aclamación
3. Cierre del Acta y Firmas: Al
término del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula:
"No habiendo
otro asunto más que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por finalizada la
sesión firmando los presentes el Acta".
FUNCIÓN:
El libro de actas es
muy importante en la vida de una institución, porque certifica y da fe legal de
determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido
cumplimiento. En él se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio
verídico.
ejemplo:
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