El concepto de informe, como derivado del verbo informar,
consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho
y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la
consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).
Por ejemplo:
“Pídele al contador que me
alcance el informe del último trimestre”
“El diputado presentará un informe sobre la
actuación del ministro”
TIPOS DE INFORMES:
Hay diferentes tipos de
informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos.
-El informe expositivo: es
una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe
contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la
venta de productos en tiendas comerciales.
-El informe interpretativo:
analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar las recomendaciones
oportunas., por ejemplo realizar la evaluación sobre prácticas pedagógicas.
-El informe demostrativo: es
el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las
conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico.
tambien podemos encontras otros tipos como:
- Informe de gestión: Es otro de los documentos que ha de
presentarse con las cuentas anuales, aunque no forma parte de ellas. Contiene
información detallada y fiel sobre la evolución de la empresa y la situación de
la sociedad.
-Informe
Clínico: El informe clínico es el documento emitido
por el médico responsable acerca de la atención prestada a un paciente.
COMO
REDACTAR CORRECTAMENTE UN INFORME:
Un informe debe ser elaborado con un lenguaje
claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones
personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría,
deseo, etc., las cuales deben ser sustituidas por otras como: se observa, se ha
analizado, se procedió, etc.
Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para
quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se
quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema?
1) Define la fase preliminar de las actividades que vas a
realizar para lograr los criterios de evaluación propuestos. Determina las
fuentes de la información, los recursos humanos y los recursos materiales para
extraer los datos. Una vez extraídos, analiza toda la información seleccionada,
organízala y empieza a hacer comparaciones.
2) Evalúa los datos y procede a verificar los mismos,
consolida la información, organiza y elabora el informe escrito.
3) La estructura del informe se divide en tres partes:
3.1) La introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿ Por
qué? y ¿con qué?
3.2) El desarrollo presenta los procedimientos o metodología
utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo?
3.3) La conclusión es donde se presentan los resultados
obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?
4) Como recomendaciones generales para aplicar a tu informe,
te damos las siguientes: el informe debe ser objetivo, no se acepta la
subjetividad, menciona todos los datos posibles, sé organizado, describe con
detalle cada paso seguido, cita las fuentes de información que has consultado,
escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos, expón de forma precisa,
y presenta tu informe.
IMPORTANCIA
DE LA OBTENCIÓN DE LOS INFORMES:
Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar
información confiable y oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en
proporcionarlos no los presentan a tiempo o estos no cubren con las
expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor del contralor, de
manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con respecto a lo
planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del negocio.
Los sistemas administrativos de información rápidamente
se han vuelto indispensables para la planeación de la toma de decisiones por
parte del contralor, por lo que es indispensable que los que elaboran informes
gerenciales comprendan como se debe diseñar, implementar y administrar esos
sistemas de elaboración de informes.
Para la presentación de informes es importante
considerar los siguientes puntos:
& Adaptar el informe al destinatario.
& Adaptar el informe al organigrama.
& Mantener la cantidad de informes al mínimo.
& Elaborar informes oportunos.
& Utilizar informes de acción.
& Incluir solo datos esenciales.
& Recalcar la responsabilidad.
& Estandarizar la presentación, los formatos, etc.
& Simplificar y clarificar.
& Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.
& Utilizar ayudas visuales.
& Controlar la distribución.
Ejemplo:
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